Atualmente, o Brasil é o segundo colocado na quantidade de academias no mundo, ficando atrás apenas dos Estados Unidos. Com tanta concorrência, liderar uma empresa nesse segmento é uma tarefa árdua. Por isso, neste texto, vamos mostrar o caminho das pedras para uma gestão de academia assertiva e eficiente.
Existem alguns pilares que devem ser atingidos para que o seu negócio fitness seja alavancado ao sucesso. Eles vão desde um atendimento de qualidade, até um software de gestão de academia capaz de suprir todas as suas necessidades. Continue acompanhando este artigo para saber mais!
O que é gestão de academia?
A gestão de academia é a implementação de processos que mantêm o negócio em funcionamento. Em outras palavras, consiste em estabelecer meios de controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, relatórios, firmar metas a curto, médio e longo prazo, entre outras atividades.
O tipo de gestão de academia varia de uma empresa para outra. Isso vai depender dos objetivos, cultura organizacional e, até mesmo, tamanho da academia.
Unidades grandes, por exemplo, possuem um tipo de gestão diferente de academias menores, já que possuem necessidades e realidades diferentes.
Gestão de academia: por que é importante?
Seja qual for o motivo pelo qual um empreendedor decide abrir uma empresa, o resultado esperado é sempre o mesmo: a geração de lucros! E, para garantir esse objetivo, um dos segredos é acompanhar o andamento do negócio e definir planos estratégicos visando o crescimento. Em outras palavras, fazer a gestão da academia.
Essa prática permite que os gestores entendam a atuação de cada uma das áreas, acompanhem os KPIs e métricas definidas para avaliar a performance, façam o controle dos gastos e receitas, e tenham uma visão geral sobre o cenário e a saúde financeira da empresa.
É só por meio desse gerenciamento que os gestores conseguem ter informações claras e suficientes para prever melhorias que potencializam os resultados do negócio.
Além disso, uma boa gestão de academia garante mitigar riscos e resolver problemas antecipadamente, evitando prejuízos para a empresa.
Como fazer uma boa gestão de academia?
Depois de todos esses tópicos abordados, é normal se perguntar: “como fazer uma boa gestão de academia?”
Tudo vai depender da sua necessidade e é claro, do momento do seu negócio. Se sua empresa estiver se expandindo, por exemplo, é preciso implementar processos que automatizam sua rotina e te ajudam a impulsionar suas vendas.
Estratégias são moldadas de acordo com o tempo. Contudo, para conseguir chegar em um cenário favorável, é recomendado seguir alguns pilares de gestão. Confira quais são eles.
Planejamento estratégico
O primeiro ponto a ser considerado para a condução de uma gestão assertiva é o planejamento estratégico. Antes de começar a implementar suas ações, pare e reflita: qual é a viabilidade? Quanto vai custar? Quais os benefícios para minha academia?
Toda empresa de sucesso precisa desenhar um estruturar uma estratégia de negócio para medir seus resultados. No decorrer do tempo, as ações poderão ser adaptadas dependendo do ganho obtido.
Gestão financeira
Não dá pra falar em gestão eficiente sem mencionar uma boa gestão financeira, certo? Por isso, o controle de despesas é indispensável em qualquer fase da sua academia. Se ela foi inaugurada recentemente e você ainda não têm o hábito de monitorar suas finanças com detalhes, saiba que isso precisa ser feito diariamente!
Esteja sempre atento ao seu fluxo de caixa para definir suas prioridades. Assim, fica mais fácil saber em qual momento do mês você poderá investir na contratação de mais pessoas ou na compra de novos equipamentos, por exemplo.
Ações de marketing
Administrar uma academia passa por saber criar e analisar ações de marketing. Em muitos casos, o próprio gestor é o responsável por desenhar as estratégias de marketing do negócio.
Sendo assim, para realizar uma gestão de academia mais eficaz, é imprescindível que o gestor entenda o seu público, assim como os seus hábitos de consumo, o que pode variar de acordo com a região.
Por exemplo, esses hábitos podem variar de cidade para cidade, estado para estado. No entanto, estratégias como o marketing de guerrilha e o marketing de relacionamento podem ser úteis.
Gestão de pessoas
Gestão de pessoas e produtividade andam lado a lado! Ou seja, o sucesso de uma academia passa, diretamente, pela eficiência do time que nela atua. Por exemplo, recepcionistas e professores estão alinhados? Os professores sabem todos os seus afazeres ao longo de um dia? O gestor tem facilidade em encontrar dados?
Nesse caso, o ideal é que o negócio conte um sistema de gestão para academias. Esse software vai ser responsável por unir todas as rotinas da empresa em um único lugar.
Por exemplo, a equipe de vendas vai poder acompanhar as comissões através do sistema. Assim como o gestor vai poder ficar sempre olhando como estão as vendas, as conversões, se as etapas de follow-up estão sendo seguidas, etc.
Além disso, esse sistema vai auxiliar os professores a acompanharem todos os horários de aulas e os alunos que estão fazendo check-in nessas aulas. O Sistema Tecnofit, por exemplo, faz tudo isso por meio de soluções ágeis, intuitivas e com melhor custo benefício do Brasil.
Automatizar processos
Ainda falando de produtividade, um programa para gerenciamento de academia vai ser capaz de automatizar uma série de processos que, do jeito tradicional, levam horas para serem feitos.
O controle financeiro, por exemplo, poderá ser feito com poucos cliques. Além disso, o gestor vai ter acesso a uma série de gráficos que vão mostrar para qual caminho a academia está indo.
A emissão de listas para entrar em contato com alunos também pode ser automatizada. Por exemplo, criando filtros para buscar alunos que estão sem treinar a X dias. Dessa forma, é possível usar a ferramenta de CRM para criar uma comunicação para esses alunos e tentar motivá-los a voltar aos treinos.
Fidelização de clientes
Se você acompanha o blog da Tecnofit já deve ter visto por aqui que, tão importante quanto (ou até mais) atrair novos clientes, é fidelizar aqueles que já estão na casa. A fidelização normalmente tem um investimento e esforço menor – por isso é um processo tão precioso para boa parte das empresas.
Em academias, é comum encontrarmos alunos que, pelos mais diferentes motivos, desistem dos treinos – um cenário que pode impactar negativamente na previsão da receita da empresa. Então, além de investir constantemente na estrutura, qualidade e ações de fidelização dos alunos, é importante incluir essa prática na gestão da academia.
Uma boa dica para incluir no gerenciamento é promover planos de pagamentos recorrentes. Se fizer sentido para a sua empresa, vale entender se o próprio sistema de gestão contempla a automatização dos planos recorrentes, para otimizar seus processos.
Se preparar para sazonalidades
Conforme citamos anteriormente, quem deseja abrir um negócio fitness está sujeito a lidar com a sazonalidade, por ser um perfil de serviço em que muitas pessoas acabam desistindo e ao mesmo tempo procurando em determinadas épocas do ano, como nos meses anteriores ao verão.
Além de investir em ações que promovam a importância de frequentar a academia durante o ano todo, a gestão deve considerar que os bons momentos devem suportar os espaços de tempo mais vazio, com as devidas previsões e programações. Dessa forma, a empresa conseguirá se manter firme em todo o momento.
Quais os tipos de rotinas administrativas realizadas em academia?
Conforme abordamos anteriormente, os tipos de rotinas administrativas em academia podem variar de acordo com o tamanho da empresa, tempo de negócio no mercado, segmento e necessidades.
Ainda existem academias que fazem uma rotina de gestão manual, ou seja: controlam suas despesas e faturamento a partir de planilhas, fazem fichas de treinos impressas e seguem um modelo mais “engessado”.
Por outro lado, existem unidades que preferem automatizar suas operações. Seja por falta de tempo ou por quererem aproveitar a onda tecnológica, essas academias simplesmente deixaram de executar trabalho manual. Gestores desse tipo contam com sistemas de gestão elaborados especificamente para a gestão de negócios fitness.
Para que você possa decidir qual formato de gestão de academia pretende seguir com o seu negócio, vale a pena entender quais são os tipos de rotinas administrativas incluídas nesse processo. Algumas delas são:
- Gestão das finanças: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, controle de faturamento, manutenção ou compra de equipamentos, ticket médio, compra de suprimentos e acessórios, impostos, entre outros.
- Controle de acesso de profissionais e alunos.
- Gerenciamento de mensalidades e planos, com controle de pagamentos recorrentes e inadimplência.
- Gestão do calendário e agenda das aulas.
- Capacitação e retenção dos profissionais da academia.
- Controle de alunos durante os períodos de sazonalidade.
- Disponibilização de treinos e atividades personalizados.
O que é falta de gestão de academia?
A falta de gestão em uma academia é a ausência de estratégias, processos defasados e desorganizados. Geralmente, as consequências dos erros de gestão ocasionam excesso de despesas, dificuldade de relacionamento com alunos e falta de aprimoramento do serviço prestado, por exemplo. Situações como essa podem fazer com que a academia encerre suas atividades antes mesmo de ganhar nome no mercado.
Para não correr esse risco, separamos alguns “inimigos” da gestão. Essas práticas precisam ser combatidas por gestores que almejam o crescimento de seus negócios. Saiba a seguir:
Não buscar por conhecimentos de gestão
Não importa qual segmento você está inserido, um bom empreendedor precisa manter-se constantemente atualizado nas tendências de gestão, liderança e conceitos de mercado. Com isso, terá mais facilidade para aplicar soluções em sua academia e, assim, quebrar as barreiras que o impedem de ter uma gestão assertiva e eficiente.
Nem sempre é preciso investir muito dinheiro em cursos sobre gestão. Há diversas instituições que oferecem materiais gratuitos sobre o assunto. Basta pesquisar! Opte por conteúdos que foquem nas suas principais dores. Eles vão te ajudar a ter uma visão mais esclarecida sobre esses assuntos.
Não investir em diferenciais
Que existem milhares de academias espalhadas pelo país, você já sabe. Mas como se destacar frente à concorrência? O investimento em diferenciais não é e nem deve ser só uma tática de marketing. Um diferencial na forma de fazer gestão, por exemplo, garante uma grande vantagem competitiva ao seu empreendimento.
Pense: se você consegue puxar relatórios automatizados, tem rápido controle do seu histórico financeiro e ainda consegue garantir tempo para aprimorar e trazer atividades diferenciadas para sua academia, é muito provável que isso vai te colocar bem na frente dos concorrentes.
Por isso, pense naquilo que você pode fazer de diferente! Avalie quais são as estratégias dos seus concorrentes e descubra o que você pode fazer de melhor!
Não ter planejamento
Qualquer empresa precisa de um planejamento estratégico para alcançar bons resultados. Por esse motivo, é primordial estabelecer objetivos e definir ações para atingi-los. Um dos erros mais cruciais no que diz respeito à gestão de academias é não estruturar um planejamento.
É importante lembrar que um plano precisa ser flexível, já que o cenário no mundo de negócios está em constante mudança e evolução.
Negligenciar o relacionamento com o cliente
O relacionamento com o cliente é um dos pontos mais importantes para uma gestão eficiente. Se você, como gestor, não sabe das necessidades dos seus alunos, dificilmente saberá quais serviços deve implantar ou aprimorar em sua academia.
Um bom relacionamento com o cliente garante fidelização e até mesmo indicação de novos alunos. Se você deseja ter bons resultados em sua forma de fazer gestão, busque uma relação mais próxima com pessoas que já frequentam sua academia.
Não ter uma gestão financeira eficiente
A gestão financeira da academia é determinante para o sucesso do seu negócio. Ou seja, não ter um fluxo bem estabelecido de controle de caixa, entradas e saídas de dinheiro, além de possíveis gastos emergenciais pode se tornar uma armadilha.
Muitas academias não conseguem monitorar com exatidão suas pendências e obrigações financeiras. Essa prática coloca a empresa numa situação de risco. Portanto, uma gestão bem estruturada depende também da responsabilidade financeira por parte dos gestores.
Errar na precificação
Por exemplo, para precificar um serviço, você precisa entender os gastos mensais do seu negócio, e não usar como base a academia concorrente. Essa questão de definir um preço baseado no preço aplicado pela concorrência pode ser um grande problema.
Às vezes, a academia do lado não paga aluguel, mas você paga. Assim como ela tem apenas cinco colaboradores, enquanto você tem 10. Ou seja, é um equívoco cobrar o mesmo preço que ela.
Na hora de precificar, você precisa pensar em variáveis como: despesa, número de alunos, número de colaboradores e, claro, considerar o mercado e o poder de compra da região onde a academia está.
Quais as oportunidades e desafios da gestão de academias?
Com os novos modelos de negócio, também surgem novas oportunidades e desafios para empresas do segmento. Por isso, diante de tantas mudanças, é indispensável que gestores de academias se mantenham atualizados às tendências de mercado.
A Tecnofit reuniu algumas das principais perspectivas da indústria fitness para os próximos meses, de acordo com a 17ª edição da Worldwide Survey of Fitness Trends, divulgada pelo American College of Sports Medicine (ACSM). Confira abaixo:
Tendências do mundo fitness
Treinos funcionais, com pesos livres ou corporal; programa de treinamento para a terceira idade; exercícios ao ar livre e treinamento intervalado de alta intensidade (HIIT) são algumas das tendências do mercado fitness para os próximos anos.
Ao fazer a gestão da sua academia e planejamento para esse ano, vale a pena considerar algumas dessas iniciativas que prometem gerar ainda mais resultados e atrair novos alunos que querem implementar práticas saudáveis nas suas rotinas.
Gestão de academia pós-pandemia
Durante a pandemia, as academias foram obrigadas a mudarem seus métodos de gestão. Muitas empresas não resistiram à crise econômica causada pelos efeitos da Covid-19 e acabaram fechando as portas.
Por outro lado, a instabilidade no cenário impulsionou novas maneiras de manter as academias ativas. Foi por meio de aulas online, consultoria EAD e até mesmo, treinamentos em lugares abertos como bosques, praias e parques.
Ao se reinventarem, muitos gestores acabaram ampliando seus negócios e passaram a oferecer mais tipos de serviços em seus estabelecimentos no momento da retomada.
Mesmo com o cenário aparentemente melhor, a situação da Covid-19 ainda é incerta. Isso torna a gestão de academias ainda mais importante, já que os empresários precisam se preparar para adotar medidas de proteção e oferecer treinamentos diferenciados a qualquer momento para manterem o funcionamento.
Programa para gerenciamento de academia
Contar com um software de gestão fitness é fundamental para que o seu negócio ganhe escala. O sistema Tecnofit é parceiro no processo de tomada de decisão de mais de 5 mil negócios no Brasil inteiro.
Com o apoio da Tecnofit, é possível estreitar o relacionamento com os alunos através do CRM, assim como fazer uma gestão financeira muito mais eficaz, com controle de despesas, controle de passivos, estabelecimentos de metas de gastos e metas de vendas, análise de receitas e faturamento e demonstrativo financeiro por resultados.
Além disso, a Tecnofit possui uma equipe multidisciplinar capaz de resolver questões complexas em pouco tempo, ou seja, sua academia nunca ficará “na mão”. Faça um teste gratuito agora mesmo e transforme a maneira como faz a gestão de academia!
